SoftArt.at by Ralph Heger
Order Glossar
Erklärung wichtiger Begriffe im Zusammenhang mit der Software Order
Wichtige
Tastaturkommandos
DEMO-Modus
Lizenzen
Lizenzen eingeben
Preisstufe
Suchfeld
Auswahlliste
Druckvorschrift
Report Files
Merkmale
Setartikel
Allgemeine Werkzeugleiste
Kontext Werkzeugleiste
Folgende Tastaturkommandos stehen in allen Situationen, wo dies sinnvoll ist, zur Verfügung:
STRG-Y Schließt das aktuelle Formular
STRG-S Speichert den Inhalt des aktuellen Formulars
STRG-N Neuen Datensatz anlegen
STRG-L Datensatz löschen
STRG-D Drucken
F2 Auswahlliste
Solange sie keine Lizenz für Order erworben haben, befindet sich die Software im Demo-Modus. Sie können nicht mehr als 20 Artikel anlegen und die Belege tragen den Schriftzug "Testversion".
Order kennt zwei Kategorien von Lizenz: Die
Grundlizenz und die Zusatzlizenz. Die Grundlizenz schaltet die
Software in den Echtbetrieb, die Einschränkungen des DEMO-Modus
fallen weg. Außerdem ist die Berechtigung für die Nutzung durch
einen Benutzer enthalten.
Sollen mehr als ein Benutzer mit Order arbeiten, wird eine
Zusatzlizenz benötigt. Diese enthält die Berechtigungen für eine
bestimmte Anzahl von Benutzern. Die Summe der lizenzierten Benutzer
ergibt sich aus der Summe aller erworbenen Lizenzen: Diese sind also
additiv, es kann jederzeit erweitert werden.
Es ist nicht möglich, mehr Benutzer anzulegen als lizenziert sind. Außerdem darf ein Benutzer nur an einem Arbeitsplatz gleichzeitig angemeldet sein: meldet er sich an einem zweiten PC an, wird der erste automatisch abgemeldet.
Melden Sie sich als Benutzer admin an, direkt nach der Installation benötigen Sie kein Passwort. Es ist nur mehr das Menu Administration vorhanden, das u.A. den Punkt Lizenz Verwaltung enthält. Anklicken öffnet das Formular für die Verwaltung von Lizenzen:
Klicken Sie auf Neu, um einen erworbenen Lizenzcode einzugeben. Dieser erscheint dann in der Liste, zusammen mit der Anzahl der enthaltenen Benutzer und dem Hinweis, ob es sich um eine Grundlizenz handelt.
Ein Artikel kann in ORDER über beliebig viele Preise verfügen, die, je nach Verwendung des Preises, in Preisstufen organisiert sind. Preisstufen werden im Formular Optionen definiert. Eine Preisstufe besteht aus:
- Einer Kurzbezeichnung zur raschen Handhabung
- Einer Langbezeichnung, die über den Zweck Aufschluß geben sollte
- Der Währung, in der verrechnet werden soll
- Der Option, ob Umsatzsteuer verrechnet werden soll
- Der Option, ob dieser Preis in den Formularen als Brutto- oder als Nettopreis erscheinen soll
- Dem Sammelkonto im FIBU-Programm (optional)
- Dem Umsatzsteuercode im FIBU-Programm (optional)
- Dem Fremdwährungscode im FIBU-Programm (optional)
Ein Inlandskunde bekommt eine Preisstufe zugeordnet, die in € und
mit Umsatzsteuer verrechnet. Ist es ein gewerblicher Kunde, wird die
Preisstufe Nettobeträge anzeigen (zB VKI), ein Privatkunde sollte
eine Preisstufe mit Bruttopreisen erhalten (zB VKIB), da gegenüber
Nicht-Kaufleuten Preisauskünfte die Umsatzsteuer enthalten müssen.
Ein Kunde innerhalb der Währungsgemeinschaft bekommt eine Preisstufe
zugeordnet, die in €, aber ohne Ust abrechnet (VKEU).
Sie können beliebig viele preisstufen anlegen, etwa für andere
Währungen.
Mit dem Formular Preise Rabatte und Provisionen steht ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung, um automatisch Preise in verschiedenen Preisstufen erstellen und kalkulieren zu können.
Das Sucheld ist an seiner helleren Färbung im Formular erkennbar.
Es dient weniger der Eingabe von Daten als vielmehr der Auswahl.
Manche Suchfelder dienen gleichzeitig der Datensatzauswahl zB in den
Stammdatenformularen.
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Die Auswahlliste dient der Auswahl von Stammdatensätzen. Sie wird durch das Drücken von F2 aufgerufen und steht in den Formularen Stammdaten Artikel, Stammdaten Geschäftspartner und Beleg zur Verfügung.
Beispiel für Auswahlliste Geschäftspartner:
Eine Möglichkeit
zu filtern besteht in der Eingabe in der Zeile direkt unterhalb der
Spaltenüberschriften. Diese Filterung bleibt bis zum Schließen der
Auswahlliste erhalten.
Erweiterte Filtermöglichkeiten, inklusive automatischem Speichern
der getroffenen Einstellungen, erhalten Sie, wenn Sie auf die
Spaltenüberschrift klicken. In der Statuszeile wird angezeigt, in
welchen Spalten ein Filter gesetzt wurde.
Haben Sie den gewünschten Datensatz gefunden, doppelklicken Sie ihn mit der Maus oder drücken Sie ENTER auf der Tastatur. Order wechselt ins Geschäftspartnerformular und stellt den Datensatz dar. Die Auswahlliste bleibt dabei im Hintergrund geöffnet bis Sie sie explizit schließen.
Druckvorschriften werden im Formular Beleg Druckeinrichtung verwaltet. Sie legen für die einzelnen Belegtypen fest, welches Report File auf welchem Drucker etc. beim Ausdruck zur Anwendung kommt.
Ein Report File ist eine Art Schablone, die das Layout für den
Belegdruck festlegt. Schriftart und Position der einzelnen Felder,
fixe Texte wsie Seitenzahlen etc. sind dort angelegt. Order wird mit
einer Reihe von Report Files ausgeliefert.
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Ein Merkmal ist ein Text, den Sie frei vergeben und einem Artikel
oder einem Geschäftspartner zuordnen können, um diesen zu
kategorisieren. Beliebig viele Merkmale können angelegt und
zugeordnet werden.
Sie stellen ein mächtiges Werkzeug dar, um für Preiskalkulationen,
Rabatte und Auswertungen Datensätze auszuwählen.
Wenn Sie beispielsweise Artikeln das Merkmal "Abverkauf"
zuordnen, können Sie rasch und einfach diesen Artikeln einen Rabatt
zuordnen, der für alle anderen Artikeln nicht gilt.
Sie können eine Umsatzauswertung über alle Kunden durchführen, denen
ein bestimmtes Merkmal zugeordnet ist usw.
Setartikel bestehen aus ein oder mehreren anderen Artikeln. Etwa Maschinen, die von Ihnen aus zugekauften Teilen zusammengebaut werden, können Setartikel sein. Findet eine Lagerbewegung statt, etwa eine Lieferung, werden alle enthaltenen Artikel mitgeliefert. Die Menge eines Artikels, der in einem Set gebunden ist, kann nicht separat geliefert werden.
Kommt es zu einem automatischen Bestellvorgang aufgrund eines Auftrags, erstellt Order für jeden der enthaltenen Artikel automatisch eine eigene Bestellzeile.
Führen Sie einen Wareneingang für einen Setartikel durch, werden auch alle enthaltenen Artikel in das Lager eingebucht.
Diese Werkzeugleiste befindet sich direkt unterhalb der Menuleiste. Sie bietet einen raschen Zugriff auf die wichtigsten Funktionen in der täglichen Arbeit.
Beleg öffnen
Um einen bestehenden Beleg zu öffnen, tippen Sie, was Sie von seiner Nummer wissen, in das Eingabefeld und drücken ENTER auf der Tastatur oder klicken auf „Öffne Beleg“.
Neuen Beleg erstellen
Um einen neuen Beleg zu erstellen, wählen Sie zunächst den Belegtyp aus (im Beispiel „Auftrag“) und klicken auf „neuer Beleg“.
Weitere Funktionen
Die weiteren vier Buttons öffnen jeweils die zugehörigen Formulare: prüfen Sie, aus welchen offenen Zeilen neue Belege erstellt werden können, rufen Sie die Beleg Übersicht auf, um den Status bestehender Belege zu sehen, bearbeiten Sie Artikel und Geschäftspartner.
Diese Werkzeugleiste befindet sich unterhalb der allgemeinen Werkzeugleiste und bietet Funktionen an, die zu jenem Formular passen, das gerade aktiv ist.
Hier ist zu sehen, welche Funktionen für den gerade geöffneten Artikel zur Verfügung stehen:
in Bestellvorschlag:
erstellt eine neue offene Bestellzeile für den Artikel beim Lieferanten, unter Berücksichtigung der Bestellmenge
Bestellung:
erstellt eine neue Bestellung beim Lieferanten, unter Berücksichtigung der Bestellmenge
Wareneingang:
erstellt einen neuen Wareneingang, unter Berücksichtigung der Bestellmenge